Merkez depodan şubeye 200 koli gönderildi. Depocu transfer fişini girdi, stok merkezden düştü, şubeye eklendi. Kamyon ise hâlâ yolda. Şube müdürü sisteme baktığında 200 kolinin elinde olduğunu görüyor, bir müşteriye söz veriyor, ertesi gün raf boş çıkıyor. Kimse yanlış bir şey yapmadı; fiş tek hareketle girildiği için sistem malın varış anını beklemedi.
Depolar arası transfer, stok kayıtlarında en sık bozulan hareketlerden biridir. Sebebi karmaşıklık değil, fazla basit görünmesidir. Bu yazıda transferin neden iki adımda kurulması gerektiğini, yoldaki stoğun nerede durduğunu, irsaliye tarafında nelere dikkat edildiğini ve fark çıktığında izlenecek sırayı ele alıyoruz.
Tek Hareketli Transferin Yarattığı Sorunlar
Birçok işletmede transfer, bir depodan çıkış ve diğerine giriş olarak aynı anda kaydedilir. Bu yöntem küçük ve tek adresli işletmede işe yarar. Depolar arasında gün süren yol, farklı şehirler ya da üçüncü taraf taşıyıcı olduğunda üç sorun çıkar:
- Varış deposu henüz teslim almadığı malı serbest stok olarak görür ve satışa açar.
- Yolda hasar ya da eksik çıkarsa kaydın düzeltileceği bir nokta yoktur; fark varış deposunun sayım farkı gibi görünür.
- Malın şu an nerede olduğu sorusunun cevabı yoktur. Muhasebe, yoldaki malı ne gönderen ne alan olarak gösterir.
Bunların üçü de aynı kökten gelir: gönderim ile teslim alma iki ayrı olay olduğu hâlde tek kayıtla anlatılmıştır.
Doğru Kurgu: Gönderim ve Mal Kabul Olarak İki Adım
İki adımlı transferde ilk adım gönderim, ikincisi mal kabuldür.
- Gönderim: Çıkış deposunun stoğu azalır. Mal varış deposuna girmez, “yolda” konumuna geçer.
- Mal kabul: Varış deposu malı sayar ve onaylar. Yoldaki stok kapanır, varış deposunun stoğu artar.
İki adım arasında geçen süre boyunca mal, ne çıkış deposunun ne varış deposunun serbest stoğunda görünür. Satış ve sevkiyat planlaması varış deposunun elindeki gerçek stoğa bakar. Yoldaki miktar ayrı bir kalem olarak izlenir ve beklenen varış tarihiyle birlikte listelenir.
Burada küçük bir tasarım kararı önemlidir: yoldaki stok hangi depoya bağlı bir konum olarak tutulacak? Çok depolu işletmelerde genellikle her depo çifti için ya da tek bir ortak “transfer” deposu üzerinden izlenir. İkincisi daha sade, birincisi taşıyıcı bazlı takip gerektiren işletmelerde daha rahattır. İşletmenizin yapısına göre keşif çalışmasında birlikte seçilir.
Yoldaki Stok Muhasebede Nerede Durur?
Stok bir depodan çıktı ama bir diğerine girmedi. Bilançoda bu miktar kaybolmamalıdır. Yoldaki stok değeri genellikle ayrı bir stok hesabında, yani bir yolda gelen mallar hesabında izlenir. Mal kabul yapıldığında hesap kapanır ve değer varış deposunun stoğuna geçer. Hangi hesap kodunun kullanılacağı sizin hesap planınıza bağlıdır; mali müşavirinizle birlikte netleştirin.
Dönem sonuna denk gelen transferlerde bu ayrım daha da önemlidir. 31 Aralık’ta yola çıkıp 2 Ocak’ta teslim alınan mal, dönem sonu sayımında hiçbir depoda bulunmaz. Yoldaki stok ayrı kayıtla izlenmiyorsa envanter listesinde bu mal ya hiç görünmez ya da iki kez sayılır.
İrsaliye: Aynı Şirketin Depoları Arasında da Gerekir mi?
Pratikte en çok karıştırılan nokta budur. Fatura kesilmediği için irsaliye gerekmediği düşünülür. Vergi Usul Kanunu’nun 230. maddesi, bir mükellefin birden çok iş yeri ya da şubesi arasında taşınan malın gönderen tarafından sevk irsaliyesine bağlanmasını öngörür. Gelir İdaresi’nin bu konudaki görüşleri de kendi depo ve şubelere yapılan sevkiyatta, e-irsaliye kullanıcısı olan mükellefin belgeyi elektronik düzenlemesi yönündedir. Bu irsaliyede fiyat ve KDV bilgisi yer almaz; mal cinsi, miktar ve sevk bilgileri bulunur.
Bu konudaki kapsam ve istisnalar güncellenebildiği için kendi durumunuzu mali müşavirinizden ve GİB’in güncel düzenlemelerinden teyit etmenizi öneririz. ERP tarafında asıl önemli olan, transfer hareketi ile irsaliyenin aynı kayıttan türemesidir. Gönderim girildiğinde irsaliye oluşur, mal kabulde aynı irsaliyeye bağlı teslim kaydı kapanır. İki ayrı ekranda iki ayrı giriş yapılırsa miktarlar er ya da geç ayrışır.
E-İrsaliye geçiş takvimi ve hazırlık adımları için e-İrsaliye 1 Temmuz 2026 zorunluluğu kontrol listesi yazımıza bakabilirsiniz.
Mal Kabulde Fark Çıkarsa
Gönderilen 200 koli, kabulde 196 sayıldı. İki adımlı kurgunun asıl değeri burada ortaya çıkar. Fark, varış deposunun sayım farkı olarak değil, bu transfere bağlı bir fark olarak kaydedilir ve şu sorular sorulur:
- Eksik, çıkış deposunda yanlış mı yüklendi, yolda mı kayboldu?
- Taşıyıcı sorumluluğu var mı, sigorta devreye girer mi?
- Fark, çıkış deposunun stokuna geri alınacak mı, yoksa fire ya da zayiat olarak mı kapatılacak?
Her seçenek ayrı bir hareket ve ayrı bir onay gerektirir. Fark küçükse belirli bir eşiğe kadar depo sorumlusu, üzerindeyse bir üst yönetici onaylayacak şekilde bir yetki kademesi tanımlanabilir. Onay akışı tasarımına dair ayrıntılar için ERP’de onay akışı tasarımı yazısına bakabilirsiniz.
Farkın kapatılmadığı transferler listede “açık” kalmalıdır. Bir haftadır yolda görünen ve kabulü yapılmamış transfer, kayıp bir mal ya da unutulmuş bir fiş demektir. Açık transferlerin yaşlandırma raporu, haftalık depo toplantısının ilk maddesi olabilir.
Parti, Seri ve Raf Adresi Transferde Nasıl Taşınır?
Parti ya da seri takipli ürünlerde transfer yalnızca miktar taşımaz. Hangi partiden kaç adet gittiği gönderimde belirtilir, mal kabulde aynı bilgiyle eşleştirilir. Son kullanma tarihi olan ürünlerde bu tarih de değişmeden varış deposuna geçer.
Adresli depoda mal kabulde ikinci bir karar gelir: koli hangi raf adresine konacak? Bunu kabul eden kişinin kafasından bırakmak yerine, ürün grubuna göre sistem önerisi verilebilir. El terminali ya da barkod okuyucu kullanılıyorsa gönderimde okutulan koli etiketi, kabulde tekrar okutularak eşleşme otomatik doğrulanır. Bu doğrulama çıkış ile kabul arasındaki farkı çoğu zaman sayım yapmaya gerek kalmadan ortaya çıkarır.
Transfer Sürecini Ölçmek İçin Hangi Göstergeler İzlenir?
Süreç oturduktan sonra birkaç gösterge, sorunun nerede biriktiğini gösterir:
| Gösterge | Neyi gösterir |
|---|---|
| Ortalama transfer süresi (gönderimden mal kabule) | Taşıyıcı ya da depo gecikmesi |
| Açık transfer sayısı ve yaşı | Kabulü unutulan ya da kaybolan mal |
| Transfer başına fark oranı | Yükleme ve sayım disiplini |
| Depo çiftine göre fark dağılımı | Sorunun hangi hatta yoğunlaştığı |
Bu göstergelerin tanımını işletmeye göre belirlemek gerekir. Rakam hedefi koymadan önce üç aylık gerçek veriye bakmak, hedefin gerçekçi çıkmasını sağlar.
Qera’da Depo Transferi
Qera ERP’nin stok ve depo modülünde transfer akışının sizin deponuzda nasıl kurulacağı, depo sayınıza, taşıma biçiminize ve irsaliye kullanımınıza göre keşif çalışmasında belirlenir. Qera tek platformda çalışır, bulutta (Microsoft Azure) ya da kendi sunucunuzda kurulabilir ve 100 kullanıcıya kadar ek kullanıcı ücreti alınmaz. Modül kapsamı için Qera ERP sayfasına bakabilirsiniz.
Transfer sürecinizi kendi depolarınız ve stok kartlarınızla görmek isterseniz ücretsiz keşif görüşmesi talep edebilirsiniz. Keşif ve demo ücretsizdir. Size hazır bir demo göstermiyoruz. Kendi verilerinizle çalışan bir sistem gösteriyoruz; ayrıntılar için kendi verinizle demo sayfasına bakın.
Sıkça Sorulan Sorular
Depolar arası transfer için ayrı fatura kesilir mi?
Aynı mükellefin kendi depoları arasındaki sevkte satış olmadığı için fatura kesilmez. Ancak mal hareketi sevk irsaliyesiyle belgelendirilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinizden teyit alın.
Yoldaki stok nedir?
Çıkış deposundan gönderilmiş ama varış deposunda mal kabulü yapılmamış stoktur. Ne gönderen ne alan deponun serbest stoğunda görünür, ayrı bir konumda ya da hesapta izlenir.
Transfer neden tek adımda girilmemeli?
Tek adımda girilen transferde mal henüz ulaşmadığı hâlde varış deposunda satılabilir görünür. Hasar ve eksik farkları da kimseye atfedilemeden sayım farkı olarak kalır.
Mal kabulde fark çıkarsa ne yapılır?
Fark transfer kaydına bağlı olarak girilir, nedeni belirlenir ve eşiğe göre onaya gönderilir. Sonrasında çıkış deposuna iade, fire ya da taşıyıcıdan talep gibi uygun hareketle kapatılır.
Dönem sonunda yoldaki mal nasıl sayılır?
Yoldaki stok ayrı bir kayıtla izleniyorsa dönem sonu envanterine bu kayıttan dahil edilir. Hangi hesapta ve hangi değerle gösterileceği mali müşavirinizle birlikte belirlenir.
Çok şubeli işletmede transfer yetkisi kimde olmalı?
Gönderim çıkış deposu sorumlusunda, mal kabul varış deposu sorumlusunda olmalıdır. Aynı kişinin hem gönderimi hem kabulü yapabilmesi, çift onayın amacını ortadan kaldırır.
