Çözüm
Kurumsal hafızanızı dijitalleştirin: DMS / EBYS
Doküman Yönetim Sistemi (DMS / EBYS), işletmenin ürettiği veya dışarıdan gelen her türlü belgeyi (sözleşme, fatura, teknik çizim, yazışma) güvenli, aranabilir ve yönetilebilir tek bir dijital platformda toplayan bir modüldür. Belgeler klasörlerde değil iş süreçlerine bağlanarak saklanır; yapay zeka destekli OCR teknolojisiyle içerikleri aranabilir veriye dönüşür.
Karşılaşılan zorluklar
Günlük işte karşılaşılan sorunlar
Bu modül aşağıdaki sorunları gidermek için hazırlandı.
- Belgeler dağınık e-postalar, kişisel bilgisayarlar ve fiziksel arşiv odaları arasında kaybolduğu için aranan evraka ulaşmak saatler alıyor.
- Personel işten ayrıldığında bilgisayarındaki dosyalar ve çekmecesindeki evraklar kurumla birlikte kalmıyor.
- 'Son_Final_v2' karmaşası nedeniyle hangi belgenin güncel versiyon olduğu bilinmiyor.
- Kişisel verilerin saklanması ve imhası (KVKK saklama süreleri) elle yönetildiği için yasal risk oluşuyor.
Yetenekler
Kurumsal hafızanızı dijitalleştirin: DMS / EBYS ile neler yapabilirsiniz?
Modülün temel özellikleri.
Belgenin ilgili kayda bağlanması (ERP entegrasyonu)
Belgeler klasörlere değil iş süreçlerine bağlanır; bir tedarikçi sözleşmesi doğrudan o tedarikçinin cari kartına, bir teknik çizim ilgili üretim iş emrinin içinde saklanır.
OCR ve yapay zeka destekli indeksleme
Taranan bir fatura veya sözleşme yüklendiğinde OCR motoru metni okur; belge bir 'resim' olmaktan çıkıp içeriği aranabilir 'metne' dönüşür ve otomatik etiketlenir.
Versiyon kontrolü ve belge kilitleme
Üzerinde çalışacağınız belgeyi kilitlersiniz; iş bitince yeni versiyonu yüklersiniz. Tüm versiyon geçmişi ile kimin ne zaman değiştirdiği saklanır.
Tam metin arama
Aramayı dosya adında değil içerikte yaparsınız; yazdığınız kelimenin geçtiği tüm sözleşme, teklif ve şartnameler listelenir. Tür, tarih ve etiket bilgisiyle sonuçları daraltırsınız.
İş akışı, e-İmza ve KEP entegrasyonu
Belgeler onay mekanizmasına otomatik sunulur; e-İmza veya mobil imza ile yasal geçerlilikte imzalanır ve KEP üzerinden muhatabına iletilir.
Rol bazlı erişim ve KVKK saklama süreleri
Bir belgeyi kimin görüntüleyebileceği, düzenleyebileceği veya indirebileceği ayrıntılı belirlenir; her işlem IP ve kullanıcı bilgisiyle kaydedilir, saklama ve imha kuralları sistemce yönetilir.
Kazanımlar
İşletmenize sağladıkları
Doğru kurulduğunda günlük işleyişte göreceğiniz faydalar.
- Aradığınız belgeye klasör karıştırmadan, içeriğinde arama yaparak saniyeler içinde ulaşırsınız.
- Personel ayrıldığında belgeler kurumda, DMS'te kalır.
- Versiyon kontrolü sayesinde hangi belgenin güncel olduğu bellidir.
- Rol bazlı erişim ve işlem kayıtları sayesinde bir veri sızıntısında kimin ne yaptığı izlenebilir.
- Kâğıt, toner ve fiziksel arşiv odası maliyeti azalır.
Bu modülü kendi verilerinizle görün
Size hazır bir demo göstermiyoruz. Qera’yı sizin verilerinizle kuruyor, bu modülü çalışan sistemde birlikte inceliyoruz. Demo ücretsizdir.
SSS
Sık sorulan sorular
Hayır. Belgeler ilgili iş kaydına bağlanır; bir sözleşme müşterinin cari kartında, bir teknik çizim ilgili iş emrinde durur. Belgeye ait olduğu kayıttan da ulaşırsınız.
Evet. OCR (Optik Karakter Tanıma) motoru taranan belgenin metnini okuyarak içeriği aranabilir hale getirir; tam metin arama ile içeriğinde geçen kelimelerden belgeye ulaşırsınız.
Evet. Belgeleri DMS üzerinden e-İmza veya mobil imza ile yasal geçerlilikte imzalayabilir ve KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) üzerinden muhatabına iletebilirsiniz.
Rol bazlı erişim, belge üzerindeki her işlemin kaydedilmesi ve saklama/imha kurallarının sistemce yönetilmesiyle kişisel verilere ilişkin yasal riskler azaltılır.
Bu modülü işinize göre yapılandıralım
Qera’yı sizin verilerinizle kurup gösterelim. Formu doldurun, sizi arayalım.